For at kunne skabe så effektiv en arbejdsdag som muligt, kræver det, at man først og fremmest har styr på planlægning af ens arbejdsopgaver. De fleste har nok haft oplevelser med dårlig planlægning, hvad enten det har været på arbejdspladsen eller privat. Det kan være frustrerende, når man ikke når alle de opgaver, som man havde sat sig for. Ligeledes kan det give ubehag for medarbejderen, hvis de møder ind på arbejde, uden at have en anelse om, hvad dagen vil byde på af arbejdsopgaver.
Heldigvis er der et par gode råd at finde, så du bedre kan planlægge dine arbejdsopgaver. Læs med her og få gode råd til, hvordan du kan sikre en mere effektiv og tilfredsstillende arbejdsdag.
For at kunne vurdere, hvorvidt en arbejdsdag har været effektiv eller ej, kan det være en god idé at sætte sig nogle klare mål for dagen. Hvis du har et konkret mål, så kan det hjælpe dig med at fokusere din energi, og styrke din motivation.
Det er dog vigtigt, at man husker at sætte nogle realistiske mål for sig selv eller sine medarbejdere. Husk at indtænke eventuel research tid, pauser eller buffers i løbet af dagen, så du har tid til eventuelle uforudsete opgaver.
Det kan være en rigtig god idé med to-do lister, når det kommer til overholdelse af ens mål. Du kan bruge to-do lister til stort set alle dine arbejdsopgaver, om det er noget så trivielt som at besvare mails til større opgaver, der skal løses den dag.
En to-do liste hjælper dig med at få et godt overblik, så du bedre kan planlægge dine arbejdsopgaver for den pågældende dag. Det hjælper dig til at få en idé om, hvor lang tid opgaverne vil tage, og så skal du ikke bekymre dig om, hvorvidt du har glemt eller overset noget vigtigt. Du kan også vælge at rangere dine arbejdsopgaver på din to-do liste, så du husker at tage de mest presserende opgaver først.
At andet tip er at starte dagen med at lave sin to-do liste og læse den grundigt igennem. Derved er man mentalt indstillet på, hvad man skal lave den dag. Alternativt kan to-do listen skrives ved udgangen af ens arbejdsdag, så den er klar til næste dag.
En effektiv metode til at få overblik over sin arbejdsdag på, er ved at lave et skema til planlægning af arbejdsopgaver. Med et struktureret skema får du ikke blot styr på dine egne arbejdsopgaver, men også dine medarbejderes eller kollegaers. Dette kan være fordelagtigt, da du derved får et mere generelt overblik over, hvor travlt der er i virksomheden. Det er også nyttigt, idet du som arbejdsgiver kan se, hvornår der skal planlægges nye arbejdsopgaver og hvornår der er ledige tider blandt dine medarbejdere.
For medarbejdere er det også fordelagtigt, hvis nu de skulle stå i en situation, hvor de mangler arbejdsopgaver at tage sig af. Så kan de med et skema se, hvor de eventuelt kan bidrage og aflaste en af dine kollegaer.
Det giver således både medarbejdere og teamledere en større følelse af involvering og ansvar for både egne opgaver samt kapacitetsplanlægning.
SameSystem er en workforce management løsning til retail og foodservice, der håndterer planlægning og administration. Løsningen fokuserer udelukkende på det, der betyder noget inden i butikker, caféer og restauranter: at booste vækst, reducere udgifter, spare tid og sikre motiverede medarbejdere.
For at gøre planlægning af arbejdsopgaver så let som muligt, kan du benytte SameSystem’s Workforce Forecasting and Scheduling (WFS) ➜
