Det kan være udfordrende at skulle håndtere en stor arbejdsstyrke på tværs af enheder. En udfordring der ikke bliver nemmere af, at der i de seneste par år har været usikkerhed i detailbranchen. Selv efter butikkerne er åbnet op igen i kølvandet på COVID-19, har der været et stigende problem i forhold til at tiltrække nye medarbejdere såvel som at fastholde eksisterende medarbejdere.
Så hvordan sikrer du den optimale bemanding?
SameSystem har her samlet en række gode råd til, hvordan du kan sikre den optimale bemanding:
Retvisende prognoser (eller forecasting, som det også populært bliver kaldt) har en stor indflydelse på, om man kan sikre en optimal bemanding. Prognosen baseres ud fra dataanalyser, men for at lave en retvisende prognose skal man først og fremmest tage udgangspunkt i tidligere data.
Jo mere historisk data, du sidder med, jo mere nøjagtig en prognose vil du kunne lave. Her kan det være værd at kigge på eksempelvis events, tendenser, sæson eller andet, der kunne have indflydelse på efterspørgslen på bestemte varer.
Ved at have en prognose for efterspørgsel på varer kan du bedre planlægge, hvornår, hvilke og hvor mange produkter du skal have på lager. Herved slipper du for at have en stor restordre liggende tilbage, ligesom du også kan slippe for at stå med alt for få varer, når efterspørgslen er høj. Det rette antal varer på lager giver lavere lageromkostninger og højere omsætningsrate.
Med en retvisende prognose for optimal bemanding får virksomheden mulighed for at tilpasse logistik og bemanding. Med et sådant datagrundlag har du langt bedre stillet i forhold til at vide, hvornår der kan opstå en potentiel spidsbelastning, så der kan planlægges retmæssigt herefter. Dette gælder også planlægning af eksempelvis vagtplaner.
Med bedre og mere retvisende prognoser bliver det også lettere at lave bedre vagtplaner. En god vagtplan kan hjælpe med at mindske medarbejderomkostninger og øge både medarbejder- og kundetilfredsheden, hvilket vil sætte sig positivt på bundlinjen. En god vagtplan kan styrke dine medarbejdere og forretning, hvortil en dårlig vagtplan kan ende med at koste dig penge.
Bedre vagtplaner resulterer nemlig i mere struktur og et bedre overblik for den enkelte medarbejder. Herved vil de have bedre mulighed for at planlægge deres tid, og det vil gå mindre udover deres privatliv. Særligt hvis man er deltidsmedarbejder eller freelancer, kan det være svært at holde styr på sin indkomst, hvis ens arbejdstimer varierer meget.
At skabe en bedre vagtplan handler i høj grad også om at udvælge de rette mennesker til at være det rette sted. Herved kan de yde den bedst mulige kundeservice og skabe kundetilfredshed. Se evt. dine muligheder for bedre vagtplanlægning med SameSystem’s retail vagtplanlægning.
Medarbejdertilfredshed har en stor indflydelse på det engagement, der bliver ydet på arbejdspladsen. Tilfredse medarbejdere er mere engagerede og dermed også mere produktive.
Det er derfor vigtigt, at der bliver lagt fokus på at sikre et godt arbejdsmiljø.
En arbejdskultur, der opfordrer til venskaber blandt medarbejdere, og hvor ledelsen udtrykker interesse i medarbejdernes velvære, er et trygt miljø. Det hjælper også medarbejderne til at blive mere modstandsdygtige, hvis eventuelle problemer eller udfordringer skulle vise sig. Dette lægger sig også op at den måde du planlægger dine arbejdsopgaver, hvilket er derfor det er vigtigt det er en korrelation.
Det kan derfor være en idé at gøre noget ekstra ud af at styrke samarbejdet på arbejdspladsen. Brugerundersøgelser, fællesaktiviteter eller workshops kan være med til at give medarbejdere større medindflydelse og engagement til at yde bedre.
Så gladere medarbejdere vil lede til bedre service, som vil lede til større kundetilfredshed og dermed også til et større salg. Læs mere om, hvordan SameSystem kan hjælpe dig med at øge medarbejdertilfredsheden på arbejdspladsen.
En god måde at fastholde medarbejdere på og få en optimal bemanding på er ved at have en god relation mellem leder og medarbejder, og dette sker i høj grad gennem effektiv kommunikation.
Hvis man som leder ønsker at skabe god og effektiv kommunikation, er det en forudsætning, at man er forberedt og kan tænke fremad. Overvej derfor, hvad dine medarbejdere kunne have af spørgsmål, og tænk over, hvordan du kan give dem et klart og tydeligt svar.
Det er vigtigt, at kommunikationen er tydelig, så man undgår misforståelser. Hertil findes der en række gode kommunikationsværktøjer, man kan benytte, fx WhatsApp eller Slack. Ønsker du at samle alle dine interne forretningsværktøjer og kommunikationskanaler ét samlet sted, kan du med fordel se nærmere på SameSystem’s workforce management app, hvor alt er samlet – alt fra vagtplaner, forecasting og interne kommunikationskanaler.
